„Szefska pasja”, odc. 004. Pierwsze kroki

• Słuchaj w serwisach Spotify, Google Podcast i Apple Podcast.
• „Szefska pasja” – dla szefów z pasją i liderów, którzy chcą mieć wpływ.
• Podcast o zarządzaniu, rozwoju i relacjach w biznesie.
• Transkrypcja odcinka – zamieniliśmy to, co zostało powiedziane w czytelny, profesjonalny i fachowo przygotowany dokument.

***

Witaj,

Nie wiem, jak tobie, ale mnie „Szefska pasja” kojarzy się z wolnością osobistą oraz słowa.Nie będę w niej iść na kompromis i uciekać się do wyrafinowanej strategii, tylko po to, żeby uniknąć bezpośredniego starcia. Może dlatego, że ogólnie rzecz biorąc, bycie szefem to zawód, który wymaga ciągłej walki i czujności.

Sam wiesz, pierwszy tydzień, miesiąc, nawet 100 pierwszych dni w roli menedżera są zazwyczaj – niezwykłe. Często bolesne, zawsze nowe. Jeśli jesteś obserwatorem ludzkich zachowań, dostrzeżesz kilka zaskakujących zjawisk. Mnie zaskoczyły, ciekawe , czy ty będziesz zaskoczony.

W tym odcinku opowiem ci, jak przetrwać w tym trudnym czasie. Jak skorzystać z władzy i jak zdobyć zaufanie podwładnych.

***

Przestań się oszukiwać, nie wszyscy są zadowoleni z tego, że awansowałeś.

Niektórzy twoi koledzy, współpracownicy gdzieś w głębi serca czują, że to oni powinni się znaleźć na twoim miejscu. Będą na boku zazdrościć ci twojego stanowiska, czasami mogą też życzyć ci spektakularnej porażki. Weź się z tym pogódź, pogódź się z tym.

Spotkasz na swojej drodze też potakiwaczy, którzy będą schlebiać twojej próżności i utwierdzać w przekonaniu, że jesteś najlepszy. Uważaj! Jeśli nic z tym nie zrobisz, szybko staniesz się pionkiem w ich grze. Zmanipulują cię i zamiast być szefem, figurą, zostaniesz tańczył tak, jak ci zagrają.

Postaraj się szybko zidentyfikować takich firmowych lizusów, którzy zachowują pozory spontaniczności i naturalności, ale z drugiej strony zrobią wszystko, by osiągnąć swoje cele. Ich cele same w sobie nie są złe, za to sporo do życzenia pozostawia sposób, w jaki postępują.

Niektórzy Twoi współpracownicy szybko poddadzą cię próbie. Mogą na przykład pytać cię o różne rzeczy, tylko po to, by sprawdzić, czy znasz odpowiedzi na te pytania. Dobrze byłoby, żebyś je znał. Ale w końcu, czy znasz kogoś, kto wie wszystko?

Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytania, które zadadzą ci twoi podwładni, masz do wyboru dwa wyjścia. Albo przyznasz się do niewiedzy (osobiście polecam to rozwiązanie – nobody’ perfect – albo zastosujesz blef, sztuczkę, by wybrnąć z tej niekomfortowej sytuacji. Może postarasz się inteligentnie skłamać, w końcu kłamiemy po to, żeby ktoś nam uwierzył. Błagam, jak coś zmyślasz, to rób to chociaż chociaż z talentem. I nie daj się przyłapać.

Może też zdarzyć się i tak, że twoi ludzie zadadzą ci pytanie, na które nie możesz znać poprawnej odpowiedzi, bo na przykład nigdy nie robiłeś tego, czym oni się zajmują. Muszę ci to powiedzieć: zrobią to po to, by czerpać przyjemność z twojej konsternacji. No cóż: zaskoczenie zazwyczaj przychodzi znienacka i zaskakuje!

Osobiście zawsze jestem pewna tego, co robię. Czasami nie jestem tylko pewna, czy to wszystko, co robię, będzie miało szczęśliwe zakończenie.

No cóż, życie jest heurystyką, a nie algorytmem, nie ma stuprocentowo pewnych zdarzeń. W tym cały szkopuł.

Większość pracowników (najprawdopodobniej będzie to znaczna większość) przyjmie postawę wyczekującą. Pozostaną obojętni, dopóki nie zobaczą, jak sobie radzisz. Takie podejście jest moim zdaniem zdrowie, możesz się go spodziewać. Egzamin zdaje się nie po to by udowodnić swoją wiedzę, ale ustalić, czego jeszcze nie wiem. Przyda ci sir to na starcie!

Z pewnością na początku będziesz porównywany z poprzednikiem. Jeśli był słabym szefem, będziesz miła znakomite notowania. Nawet, jeśli obiektywnie radzisz sobie przeciętnie.

Jeśli jednak zastąpiłeś świetnego zwierzchnika, którego zastąpiłeś na urzędzie, masz kłopot i będzie ci trudniej.

To może niech lepsze będzie wrogiem dobrego, żebyś miał się okazję wykazać?

Zanim uznasz, że lepiej jednak zająć miejsce po słabym menedżerze, żeby się popisać kompetencjami, weź pod uwagę, że odziedziczysz po nim kilka palących problemów, dzięki którym właśnie stracił stanowisko, co pozwoliło ci zresztą awansować.

Załatwienie tych wszystkich zaległości może ci przynieść wiele satysfakcji, ale nie będzie proste. I zapewne trochę potrwa. Na efekt trzeba będzie poczekać. Na uznanie tak samo.

Jeżeli natomiast twój poprzednik osiągał wspaniałe wyniki, prawdopodobnie dostał awans i dlatego zwolnił posadę. Porównania są nieuchronne i mogą wypaść na twoja niekorzyść.

Tak czy owak, masz przed sobą problem? Zadanie?? Challeenge???

***

Jeśli musisz coś zrobić na początku, to błagam powstrzymaj się od natychmiastowego działania. Pamiętaj, że dla większości ludzi zmiana oznacza zagrożenie. Nagłe zmiany często budzą w ludziach strach – boją się, że twoje decyzje, często niezrozumiałe i pochopne, mogą przynieść negatywne skutki. Często boją się nie ciebie, o siebie się boją! Koszula bliższa jest ciału.

Jeśli już musisz coś zmienić od razu po objęciu stanowiska, czy nawet trochę później, postaraj się na początku nie robić nic. Zacznij od obserwacji. Przymus działania, robienia czegoś tylko po to, by coś zrobić, to najgorsza strategia. Nie stać cię na nią.

Potem możesz ludziom wyjaśnić, co planujesz zmienić i dlaczego. Oczywiście, nie musisz ujawniać im wszystkich szczegółów twojego planu. Musisz sam zdecydować, które informacje musisz im udostępnić swoim ludziom, bo inaczej nie zrozumieją twoich decyzji, które możesz im udostępnić, a które wypadałoby, byś zachował dla siebie.

Pamiętaj tylko, że opór przed zmianą, jakże typowy dla ludzkiej natury, może im pomóc pokonać twoja otwartość. Im bardziej będziesz otwarty, tym lepiej. Naucz się mówić wprost, bez owijania w bawełnę. Do buduje się od fundamentów, a nie od dymu z komina.

We wszystkich sytuacjach – szczególnie, gdy już wprowadzasz jakieś zmiany – odpowiadaj na pytania, najszczerzej, jak potrafisz. Jeśli nigdy wcześniej nie byłeś menedżerem, nie bój się powiedzieć „nie wiem”. Bądź wystarczająco dumny z tego, co wiesz. Ale przyznaj ze skromnością, że nie wiesz wszystkiego. Niewiedza czyni życie znośniejszym.

Twoi pracownicy nie oczekują od ciebie, że będziesz ich alfa i omegą. Będą próbowali cię poddać różnym próbom, żeby przekonać się, czy mogą ci zaufać. Jeśli nie znasz odpowiedzi na ich pytanie, nie udawaj, że jest inaczej. Mówić nieprawdę, udawać, że się wie, to prawdopodobnie najgorszy pomysł, który może cię kosztować utratę wiarygodności i zaufania.

Jeśli zechcesz zmienić wszystko, także spotkasz się z oporem. Mało, że wywołasz niepokój, to jeszcze doprowadzisz do tego, że twoje działanie zostanie odebrane jako przejaw arogancji i policzek dla twojego poprzednika. Wieści rozchodzą się szybko! Co zrobisz, jeśli informacja trafi do kluczowej osoby, którą zastąpiłeś?

Wielu młodych, niedoświadczonych menedżerów utrudnia sobie życie, zakładając, że muszą na starcie zmienić wszystko, korzystać z pełni władzy. Tymczasem w pierwszych dniach słowem kluczem dla ciebie powinna być „powściągliwość”. Umiarkowanie, roztropność, dystans, wyczucie. Takt, dyplomacja, dyskrecja, uprzejmość, zrównoważenie. Są takie słowa, znam takich menedżerów, którzy zanim coś zrobią, porządnie muszą się zastanowić. Co prawda, bezmyślność także jest formą myślenia.

Ale jak powiedzieliśmy to sobie w jednym z poprzednich odcinków, wiele rzeczy wymyślono po to, żeby nie trzeba było myśleć. A nam właśnie o myślenie idzie!

***

Postępowanie z zaprzyjaźnionymi pracownikami, którzy nagle stali się twoimi podwładnymi to naprawdę trudny problem.

Nowi menedżerowie często mnie pytają, czy podwładni powinni podtrzymywać przyjaźnie z byłymi współpracownikami.

No cóż, na to nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Myślę, że nie ma sensu rezygnować z przyjaźni tylko dlatego, że dostałeś awans i zostałeś menedżerem. To nie twoja wina.

Jednak równie oczywiste jest dla mnie to, że chcesz w nowej sytuacji, by kontakty, które utrzymywałeś w miejscu pracy nie zaszkodziły w pracy ani tobie, ani twoim kolegom.

Jakoś będziesz musiał sobie poradzić z tym, żeby ludzi, z którymi się przyjaźniłeś przed awansem, traktować tak samo, jak innych ludzi w twoim zespole. Nie możesz faworyzować ludzi z jednej strony, ani traktować ich gorzej tylko po to, by udowodnić, że jesteś wymagającym szefem.

Muszę też cię przygotować na to, że nawet jeśli bliska relacja z którymś z twoich współpracowników ocaleje, wasza przyjaźń nie będzie taka sama, jak kiedyś.  Jako szef będziesz stawiać ludziom wymagania, rozliczać ich z rezultatów, oceniać ich kompetencje. I będziesz musiał to robić bez względu na to, czy się przyjaźnicie czy też nie. Mówią, że w firmach płacimy za kompetencje, a nie za obecność. Tym bardziej trzeba będzie stosować te same standardy dotyczące zachowania ludzi w miejscu pracy czy też odpowiedzialności za rezultat. Egzekwowanie lub inaczej egzekucja (lube słowo) – mówi ci to coś?

Możesz też mieć pokusę, żeby dawnego przyjaciela zrobić swoją prawą ręką. Zanim to zrobisz, porządnie się zastanów. A stąd już tylko krok do nepotyzmu, który można traktować jako matkę innych niesprawiedliwości.

Nie możesz sobie pozwolić na to, żeby zaczęły się szerzyć w firmie plotki o twoim nepotyzmie. Najpierw zaczną przypisywać ci forowanie innych, potem posądzą cię kumoterstwo, protekcjonizm, kolesiostwo, może korpucję?

Korupcja, o której czasami słyszysz, to nie jest twór patologicznego marginesu. Zjawisko to istnieje także wśród porządnych ludzi. Jeśli tak zwany menel bierze, to nie mówimy o korupcji. Ona dotyka tylko porządnych ludzi. Kradną wyłącznie inni, my co najwyżej korzystamy z okazji – tłumaczą sobie niektórzy.

Dlaczego porządni ludzie dają i biorą? Bo potrafią stworzyć wiarygodne usprawiedliwienie dla swojego czynu.Chyba nie chcesz, żeby tak myślano o tobie?

Jeśli naprawdę potrzebujesz wsparcia kogoś zaufanego, lepiej z dwojga złego zawrzyj sojusz z menedżerem, który równorzędne stanowisko. Bo to co dla ciebie wygląda jak przyjaźń, w oczach innych może uchodzić za faworyzowanie. To samo powiedziane przez inne osoby znaczy coś zupełnie innego. Pięknie się różnimy między sobą.

***

W ciągu pierwszych 60 dni na stanowisku menedżera powinieneś znaleźć czas na rozmowę w cztery oczy z każdą osobą, za którą jesteś odpowiedzialny. Czy wiesz, że menedżerowie spędzają na spotkaniach, zebraniach od 30 do nawet 99% swojego czasu?

Tylko nie zabieraj się do tego od razu. Pośpiech jest złym doradcą. Czas poświęcony na przygotowanie do rozmowy nie jest czasem straconym, im lepiej się przygotujesz, tym bardziej efektywnie poprowadzisz rozmowę. To twój sektor, twoja odpowiedzialność.

Daj swoim ludziom czas na to, by przyzwyczaili się do twojej obecności. Nie jesteście do siebie podobni, chociaż zapewne potrzebujecie się nawzajem.

Jeżeli zaprosisz ludzi na rozmowę już w pierwszych dniach swojej pracy na stanowisku menedżera, możesz ich speszyć i onieśmielić. Zaproś ich po pewnym czasie na spokojną dyskusję na dowolny temat. O czymkolwiek co oni uznają za ważne.

Sam raczej nie mów więcej niż oni, niż to jest naprawdę konieczne. Celem pierwszej rozmowy jest jedynie otwarcie linii komunikacyjnych. Wiesz przecież, bo to już ustaliliśmy, że im więcej pozwalasz mówić drugiej osobie, tym lepiej cię ocenia jako rozmówcę.

Choć sprawy prywatne pracowników są ważne, postaraj się rozmowę ograniczyć do tematów zawodowych.

Wiem, czasami trudno jest wyznaczyć granicę, problemy osobiste czasami leżą ludziom na sercu bardziej niż wszystkie inne, ale za wszelką ceną unikaj takich sytuacji, kiedy radzisz pracownikowi w sprawach prywatnych. Jeden z moich klientów opowiadał mi o tym, jak został wciągnięty w dyskusję z pracownikiem w sprawie dotyczącej tego, czy począć drugie dziecko z żoną, czy też nie….

To ryzykowne. Rozmowa na tematy prywatne w miejscu pracy przypomina stąpanie po polu minowym. Aby wyjść z niej obronną ręką, staraj się mówić jak najmniej, raczej słuchaj, co inni mają do powiedzenia. I myśl, bo jak mówiła królowa kier w „Alicji w krainie czarów”: „Jaki jest pożytek z dziecka, które nie myśli?”

***

Miewasz humory? Wahania nastroju? Napady złości? Dojrzały menedżer nie może sobie pozwolić na dzikie napady złości. Dojrzały, bo jakkolwiek wszyscy mamy skończonych 18 lat, to nie wszyscy spośród nas są dojrzali. Dorosłość i dojrzałość to nie jest to samo.

Podwładni są bardzo wyczuleni na humory szefa. Czasami trzeba wszystko stracić, żeby dowiedzieć się odrobinę o sobie lub o innych.

Otóż, wyobraź sobie, prowadziłam jakiś czas temu warsztat w grupie menedżerów. Pracowaliśmy w podzespołach. Zadaniem zespołów było pod zarządem szefa grupy wypracować rozwiązania pewnego problemu, a potem zaprezentować je na forum. Prosta rzecz.

Pracą jednej z grup kierował mężczyzna, który formalnie sprawował urząd menedżera zespołu. Był nie tylko samozwańczym szefem grupy podczas warsztatu, ale tez bezpośrednim przełożonym swoich kolegów w grupie szkoleniowej.

Kiedy doszło do prezentacji rezultatów prac tego zespołu, mężczyzna usłyszał z tzw. offu: „ale nie tak to uzgadnialiśmy”, „mówisz coś zupełnie innego, niż zdecydowaliśmy razem”, „to nie tak miało być”.

Mężczyzna najpierw długo nie mówił nic, a potem zagregował dość gwałtownie. Usłyszałam: „bo to ćwiczenie jest bez sensu”, „bo to szkolenie jest bez sensu”, „bo ty jesteś trenerem bez sensu”.

Potem drzwi zamknęły się za nim po drugiej stronie. Wcale nie po angielsku.

Zostałam z jego ludźmi na sali.  Zapytałam: „panowie, co tu się właściwie stało?” W odpowiedzi usłyszałam od członków jego zespołu: „on tak ma, za każdym razem, kiedy spotyka się z krytyką, reaguje gwałtownie, nie wytrzymuje ciśnienia i to robi się już nudne”.

Dziś powiedzałabym: efekt odbicia lustrzanego.Czasami coś nas drażni u innych. Czasami są to negatywne cechy, to odnoszą się one do ciemnej strony naszej osobowości, być może odrzuconej przez nas w przeszłości, np. z powodu wyśmiania czy braku akceptacji ze strony otoczenia.

Podobno każdy człowiek ma taką ciemną stronę osobowości, Jung nazwał ją Cieniem. To cechy, których w sobie nie akceptujemy, które wyparliśmy z naszego życia, ponieważ kłóciły się one z doskonałym obrazem nas samych, jaki przechowujemy w swojej głowie.

Jeśli to prawda, że świat jest odbiciem naszych myśli, a to co widzimy i słyszymy wypływa z naszego nastawienia i przekonań, to najczęściej dzieje się tak, że zauważamy u innych własne braki i słabości. Ludzie są dla nas lustrem.

Po mniej więcej 5 minutach od zajścia, usłyszałam pukanie, potem w drzwiach sali szkoleniowej ukazała się najpierw głowa, potem cała sylwetka szefa zespołu.

Teraz jemu postawiłam to samo pytanie: co się tutaj wydarzyło? Usłyszałam: „Nie radzę sobie z emocjami, krytyką. Potrzebuję nad tym popracować. Przepraszam, pomożesz mi?”

Jak nie pomóc komuś, kto wie, czego chce, ma silną determinację i poszukuje wsparcia? Oczywiście, pomogłam, bo za to mi płacą.

***

Wszyscy od czasu do czasu poddajemy się nastrojom, które wywołują problemy, które dręczą nas w życiu osobistym. Niektórzy mówią, żeby je zostawić za drzwiami i nie przenosić do firmy. Wiśta wio, łatwo powiedzieć! Można jednak spróbować zminimalizować wpływ życiowych zmartwień i trosk na wykonywanie szefowskich obowiązków.

Żeby to zrobić, musisz na początek przyznać się, jak menedżer, o którym ci opowiedziałam, że sobie nie radzisz, że cię coś dręczy. I że może to wpłynąć na twoje relacje ze współpracownikami.

Jeśli sobie z tym poradzisz, może ci się uda uniknąć obarczania innych swoimi kłopotami. Jeśli cię coś gnębi, a musisz coś przegadać ze swoim pracownikiem, nie ma nic złego w tym, że mu powiesz: „słuchaj, naprawdę dziś nie jestem w dobrym nastroju, przepraszam”.

Ludzie docenią twoja szczerość. Lepiej powiedzieć wprost, że masz inne sprawy na głowie niż ryzykować, że któryś z członków twojego zespołu dojdzie do wniosku, że to on jest przyczyną twojego gniewu, irytacji.

Nigdy ani przez chwilę nie myśl, że inni nie potrafią ocenić twojego samopoczucia. To widać i słuchać. Bo ludzie zarażają się emocjami, twoje emocje filtrują przez siebie. Może nie zawsze potrafią je nazwać, ale za to zawsze będą wiedzieć, co zrobić, żeby się przed nimi schronić.

***

Umiejętność panowania nad emocjami i zachowywania spokoju może mieć bezpośredni wpływ na twoją sytuację.

Powinieneś popracować nad umiejętnością zachowania spokoju. To się opłaca. Ryzyko jest niestety takie, że wtedy będziesz mieć opinię człowieka, którego nigdy nic nie porusza.

Jeśli pracownicy dostrzegą, że skrzętnie skrywasz uczucia i nie dajesz po sobie poznać, że się cieszysz, że jesteś szczęśliwy, że jesteś smutny czy przeżywasz inne emocje, nigdy nie będą się się z tobą identyfikować.

Jeśli potrzebujesz treningu zacznij od nazwania emocji, które ci towarzyszą. Nazwij emocje, które czujesz”. Co to jest: złość? Frustracja? Wściekłość? Czy w ogóle znasz wszystkie nazwy emocji? W sieci jest wiele katalogów, które te emocje klasyfikują.

Rozpoznaj przyczynę swoich emocji – zastanów się, co spowodowało, że teraz czujesz się w taki, a nie inny sposób.

Obserwuj swoje ciało – dowiedz się, co się z nim dzieje i bądź tego świadomy – może szybciej bije Ci serce na widok kogoś? Może pocą ci się dłonie?

Ustal jakie myśli i przekonania towarzyszą Twoim emocjom – wyskaluj każdą swoją emocję w skali od (niekorzystne emocje) minus 10 do plus 10 (korzystne emocje).

Dokonaj wyboru – Pomyśl jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze i zastosuj je.

Na przykład może to wyglądać tak:

„Czuję złość i wściekłość z powodu sprzeczki z podwładnym. Moje serce bije szybciej i pocą mi się ręce. Myślę, że bardzo nie lubię z nim pracować, bo dochodzi między nami do konfliktu interesów. Moja złość ma poziom -7, a wściekłość -6. Kiedy myślę o tym, co się stało, przejmuję się tym w około 80%.

Teraz skupię się teraz na wypełnianiu dokumentacji i nie będę do końca dnia prosić go o rozmowę (na szczęście, wszystkie wspólne sprawy na dziś już wcześniej zostały załatwione). Nie chce, żeby konflikt się zwiększył. Po pracy porozmawiam o tym z przyjacielem, coachem, może pójdę pobiegać i obejrzę film.”

Co ty na to? Może wykorzystasz taki sposób radzenia sobie z emocjami? Daj mi znać, jeśli zadziała. Tym bardziej daj mi znać, jeśli nie zadziała. Wszystko jest kwestia techniki.

Oczywiście powinieneś czasami okazać emocje. Inaczej pracownicy pomyślą, że jesteś robotem, który przypadkiem został ich menedżerem.

Zawsze mówię klientom: gdyby firma, która cię zatrudnia, chciała stworzyć system informatyczny, gdzie po naciśnięciu aplikacji, pracownik mógłby odebrać zlecone mu zadanie, a następnie je zaraportować, to już dawno by to zrobiła. A nie zrobiła tego. To znak, że w zarządzaniu potrzebujemy tego specyficznie ludzkiego dodatku.

Musi ci zależeć na ludziach, którymi zarządzasz. Nie oznacza to, że musisz ich traktować jak misjonarz czy wolontariusz, ale jeśli dobrze się czujesz w ich towarzystwie i szanujesz ich uczucia, wykonasz swoją pracę o wiele lepiej niż nadzorca, poganiacz czy ekonom, który o niczym innym nie myśli jak tylko o realizacji zadania.

***

W tym odcinku próbowałam ci udowodnić, że każda wielka firma najpierw była małą firmą, tak jak każdy pierwszej wody lider od czegoś zaczynał.

Powiedzmy to wprost: najcenniejszym potencjałem w każdym przedsiębiorstwie są ludzie. Są wszystkim, czego potrzebujemy, by osiągnąć potrzebne rezultaty. Kiedyś usłyszałam zdanie, które chyba najlepiej obrazuje, jakim skarbem dla firmy jest zaangażowany pracownik: „Zabierzcie mi budynki i maszyny, jeżeli zostawicie mi moich ludzi, odbuduję swoje imperium”. Henry Ford w pełni doceniał kapitał, jaki tkwi w pracujących z sercem pracownikach.

Dlatego w kolejnym odcinku „Szefskiej pasji” opowiem ci, jak wzbudzać zaufanie w sercach i umysłach pracowników oraz jak zbudować osobistą pewność siebie. Mam pewność, że nam się to uda! Dlaczego? Bo na tym właśnie polega moja praca. Za to mogę wziąć odpowiedzialność.

Wiesz, co? Już nie mogę się doczekać. Trzymaj się cieplutko, cześć!