„Szefska pasja”, odc. 015. Mój Boże, nie mogę nikogo zwolnić!

• Słuchaj w serwisach Spotify, Google Podcast i Apple Podcast.
• „Szefska pasja” – dla szefów z pasją i liderów, którzy chcą mieć wpływ.
• Podcast o zarządzaniu, rozwoju i relacjach w biznesie.
• Transkrypcja odcinka – zamieniliśmy to, co zostało powiedziane w czytelny, profesjonalny i fachowo przygotowany dokument.

Każdy menedżer dobrze pamięta ten moment, kiedy po raz pierwszy zwolnił pracownika. To nic przyjemnego. Zwolnienie z pracy może być prawdziwie traumatycznym przeżyciem, zresztą dla obydwu stron. Wiem, co mówię: mnie zwalniano, sama zwalniałam.

Kryzys wywołany pandemią spowodował falę zwolnieńw wielu organizacjach. Firmy zaskakiwane kolejnymi restrykcjami, znalazły się w sytuacji, gdy nie mają żadnych wskazówek co do kolejnych decyzji rządu, więc na wszelki wypadek zwiększają skalę zwolnień. A skala bywa ogromna, liczona w dziesiątkach procent.

Witajcie,

większość menedżerów, których znam, potwierdza, że zwalnianie ludzi jest najtrudniejszym zadaniem, jakie stoją przed nimi w roli szefa. Niektórzy tak bardzo boją się zwalniać ludzi, że zatrudniają firmy zewnętrze do tej „brudnej roboty”.

Pamiętacie film „W chmurach”? W którym George Clooney, gra rolę lidera agencji, trudniącej się na zlecenie podupadających firm, zwalnianiem ludzi?

Pracuje w wielkiej korporacji, bardzo dużo podróżuje i kocha swoją pracę, która polega na zwalnianiu ludzi z pracy. Jest facetem od brudnej, korporacyjnej roboty i wykonuje tę robotę ty za wszystkich tchórzliwych szefów, którzy nie mają odwagi spojrzeć ludziom w oczy i ich zwolnić.

Trzeba przyznać, że wykonuje swoją pracę z niemałym wdziękiem , jak tylko Clooney potrafi — z błyskiem w oku, z przytupem, w dobrym stylu, chciałoby się powiedzieć.  Można dać się oczarować!

Chcąc nie chcąc w filmie jesteśmy świadkami ludzkich tragedii. Bo czym innym niż tragedią jest zwolnienie z pracy po 15 latach pełnych poświęceń? Choć z drugiej strony wiadomo przecież, że nikt nikomu nie daje gwarancji dożywotniego zatrudnienia…

Menedżerowie, na których spada zadanie wytypowania pracowników do zwolnienia oraz przekazania im tej niepopularnej wiadomości, poddani są silnemu stresowi i mogą popełniać podstawowe błędy.

Dlatego warto przygotować się do takich rozmów, aby maksymalnie ograniczyć stres i napięcia, które towarzyszą komunikowaniu zwolnień pracownikom.

I o tym właśnie będzie w tym odcinku „Szefskiej pasji”. Jak pięknie (mimo, że to trudne) rozstawać się z pracownikami. Bo przecież: „skoro zwalniają, znaczy – kiedyś będą zatrudniać”.

***

Możesz zwolnić. Tylko musisz pamiętać, co to oznacza, dla zwalnianych.

Psychologowie podkreślają, że ludzie często biorą na siebie winę za wszelkie niepowodzenia w swoim życiu. Nawet jeżeli jest to utrata pracy spowodowana likwidacją firmy, czy innymi czynnikami zewnętrznymi, na które nie mamy żadnego wpływu. Jako ludzie mamy po prostu skłonność do brania na siebie i do siebie tego, że trzeba się rozstać z organizacją. Pojawia się myślenie: dlaczego? Co ze mną jest nie tak?

 

Dorosły człowiek oceniany jest przez innych ludzi na podstawie tego z czego się utrzymuje. Praca jest nie tylko obowiązkiem, staje się także prawem.  Oprócz środków do życia, pieniędzy, praca jako taka, dostarcza nam ram psychologicznej i społecznej tożsamości. Praca nas definiuje. Kiedy znika, wydaje się, że świat się wali i nie ma po co żyć.

Nikt, kto nie doświadczył utraty pracy nie jest w stanie dokładnie zrozumieć, co się wtedy czuje. Większość menedżerów nie jest przygotowana do radzenia sobie z całą tą gamą negatywnych uczuć, jakiej doświadcza zwolniony pracownik. Niektórzy nazywają ją karuzelą emocji.

Badanie przeprowadzone wśród 160 osób, które utraciły pracę w Kennedy Space Center na Florydzie oraz 300 osób zwolnionych w wyniku zamknięcia jednej z fabryk w okolicach Pittsburga w USA wskazują, że pierwszymi reakcjami na utratę zatrudnienia są jednocześnie: depresja (obniżony nastrój) oraz podniecenie, pobudzenie (podwyższony nastrój).

Nieco później pojawiają się inne uczucia:

• Nerwowość – wymyślanie sposobów odwrócenia sytuacji. Co zrobić, żeby zatrzymać proces zwalniania.
• Nadzieja, że jeszcze coś da się zrobić. W końcu każdy z nas ma różne kompetencje, potrzebne na różnych stanowiskach.
• Zniechęcenie – wysilałem się całe życie i co z tego mam.
• Złość – na siebie, na firmę, na menedżera…
• Poczucie zdrady – umowa o pracę jest „niepisanym” kontraktem, który określa zależność pracodawcy i pracownika, jej zerwanie przez silniejszą stronę odczuwane jest jako zdrada.

Usłyszałam kiedyś, że wszystkie szczęśliwe małżeństwa są do siebie podobne, a każdy nieszczęśliwy związek jest nieszczęśliwy na swój sposób. Bardzo to przystaje do tego, co wiemy na temat zwalniania pracowników…

Inne badaniaprzeprowadzone wśród 166 menedżerów i pracowników 6 firm, które przeszły przez zmianę właściciela pokazują, że w sytuacji zwolnień, pracownicy odczuwają: panikę, utratę tożsamości, niepewność, zakłopotanie, z powodu tego, że wykreślona zostaje ich przeszłość. To zakłopotanie zwiększa się jeszcze i z tego powodu, że innym jest zwolnienie oszczędzone. Pojawiają się lęki spowodowane brakiem informacji, obsesja „byle przetrwać”, oczekiwanie „cudu”, samotność i poczucie mniejszej skuteczności działania na skutek utraty swojej grupy społecznej: np. współpracowników, kolegów w pracy. Nagle okazuje się także, że „siatka kontaktów”, która była efektywna w załatwianiu różnych spraw życiowych pracownika, nie jest równie skuteczna w procesie poszukiwania pracy.

Zanim, jako menedżer rozpoczniesz tę zmianę warto, żebyś wiedział, że zwolnienie oznacza rozstanie i wywołuje emocje porównywalne do procesu żałoby.

Nawet najwięksi entuzjaści zmiany pracy doświadczają tych uczuć w pewnym stopniu. Przystosowanie do zmiany to przechodzenie od zaprzeczenia do akceptacji. Przejście przez ten proces wymaga czasu, a jego tempo zależy zarówno od indywidualnych cech pracownika, jak i kultury wprowadzania zmiany.

Jako menedżer odgrywasz ogromną rolę w przyspieszaniu lub hamowaniu tego procesu. A poza tym – za płacą ci za zwalnianie ludzi.

***

Możesz zwolnić! Tylko musisz wiedzieć, jak to się robi.

Podstawowym zachowaniem jakie powinno obowiązywać w trakcie prowadzenia rozmowy komunikującej zwolnienie jest poszanowanie godności osobistej zwalnianego pracownika. Warto kierować się zasadą „traktuj innych tak, jak chciałbyś, aby traktowano ciebie”.

Ostateczna konfrontacja przy zwalnianiu pracownika jest najbardziej kłopotliwa dla menedżerów. Trzeba stanąć twarzą w twarz z podwładnym i odbyć z nim ostatnią rozmowę, przekazując hiobowe wieści. Jeśli boisz się o reakcję zwalnianego pracownika, warto poprosić o udział w niej osobę trzecią. Może to być pracownik działu HR albo osoba zajmująca stanowisko podobne do twojego. Dzięki temu w razie ewentualnych sporów na temat tego, co ustalono na spotkaniu, będziesz miał wiarygodnego świadka. Bez względu na to, czy spotkanie odbyło się w cztery oczy, czy w obecności osoby trzeciej, warto podsumować przebieg spotkania na piśmie zaraz po jego zakończeniu. Dzięki temu w każdej chwili będziesz mógł przypomnieć szczegółowe decyzje, jakie zapadły podczas tego spotkania.

Co sama chciałabym usłyszeć podczas rozmowy zwalniającej?

Wstęp mógłby wyglądać na przykład tak:

„Jak wiesz, mamy tu pewne wymagania dotyczące twojego stanowiska. Informowałem cię kilkakrotnie w ostatnich tygodniach, że twoja praca nie spełnia tych wymagań. Niestety, wysiłki, jakie podjęliśmy w celu poprawy twoich wyników, nie przyniosły oczekiwanego efektu. Wiem, że się starałaś. Jednak to nie zmienia faktu, że nic nie uległo zmianie. Myślę, że po rozmowach, które wcześniej odbyliśmy, nasza decyzja nie jest dla ciebie niespodzianką. Z dniem dzisiejszym postanowiliśmy wręczyć ci wypowiedzenie. Naprawdę żałuję, że do tego doszło. Chciałem tego uniknąć, tak samo jak ty. Ale się nie udało i trzeba spojrzeć prawdzie prosto w oczy.  Ostatni przelew wraz z należną odprawą i ekwiwalentem za niewykorzystany urlop przelejemy na twoje konto. Mam nadzieję, że szybko znajdziesz nową pracę, która będzie lepiej dopasowana do twoich umiejętności”.

***

Możesz zwalniać. Także dlatego, że jeśli głębiej się zastanowić, to szybko można dojść do wniosku, że trzymanie w firmie pracownika, który sobie nie radzi, jest nieuczciwe nie tylko wobec firmy, ale też wobec niego. Nikt nie czuje się dobrze w pracy, w której się nie sprawdza. Jest to również nie w porządku wobec pozostałych członków zespołu, którzy spełniają wytyczone standardy albo nawet je przewyższają.

W wielu przypadkach zwolnienie to przysługa, jaka firma może wyświadczyć pracownikowi. Oczywiście początkowo pracownik nie postrzega zwolnienia jako dobrodziejstwa, ale w przyszłości być może zrozumie, że to była słuszna decyzja i na dłuższą metę jest korzystna dla niego.

Większość firm, które znam ma opracowane wytyczne związane z procesem zwalniania ludzi. Jeśli nie jesteś pewien, co powinieneś zrobić, zapytaj swojego przełożonego albo kogoś z HR-u., specjalistę od zasobów ludzkich. Mimo wszystko lepiej pobłądzić, poświęcając zbyt wiele czasu na rozważania niż podejmując pospieszną decyzję. Zdarzają się menedżerowie, którzy nie zwalniają ludzi dopóty, dopóki ktoś w firmie nie zacznie się głośno dziwić, dlaczego tego nie robią. Osoba, która reprezentuje takie podejście, nie jest dobrym liderem.

Po pierwsze nagłe zwolnienie niemal zawsze jest niewłaściwe. Można je usprawiedliwić jedynie wtedy, gdy pracownik był nieuczciwy lub przemocowy. Większość firm jasno precyzuje, jakie przypadki kwalifikują się do natychmiastowego zwolnienia.

Nie wyrzucaj z pracy nikogo, gdy jesteś zdenerwowany. Nigdy nie podejmuje tak radykalnego działania pod wpływem impulsu. Gdy podwładny przeciąga strunę i masz ochotę mu pokazać, kto tu rządzi, nie poddawaj się emocjom.

Jeśli komunikujesz się otarcie z pracownikiem i angażujesz go w proces poprawy najprawdopodobniej dojdzie sam do wniosku, że jego umiejętności nie są odpowiednie dla stanowiska, które zajmuje.

Typowe powody zwolnienia to słabe wyniki i odmowa dostosowania się do przyjętych przez firmę standardów. Niektóre osoby po prostu nie są w stanie poradzić sobie z daną pracą. Podczas okresu próbnego opanowują niezbędne umiejętności w stopniu podstawowym, ale nigdy nie wzniosą się na poziom zgodny ze standardami czy oczekiwaniami. Nie powinieneś od razu myśleć o zwalnianiu takiej osoby.

Rekrutacja i wyszkolenie każdego pracownika jest kosztowne. Zwolnienie pracownika też wiąże się z kosztami (pomyśl choćby o odprawie czy wypłaceniu ekwiwalentu za zaległy urlop). Dlatego twoim priorytetem powinno być zrobienie wszystkiego, co w twojej mocy, żeby twój podwładny poprawił swoje wyniki. Przede wszystkim musisz się upewnić, że został właściwie przeszkolony i że wyniósł z tego szkolenia to, co wynieść powinien. Czy pomiędzy szkolącym (trenerem, mentorem) i szkolonym nie było różnicy charakterów, która mogłaby zakłócić przepływ informacji.

Wróć do testów sprawdzających umiejętności pracownika, przeczytaj jeszcze raz jego podanie o pracę, przejrzyj wszystkie informacje na jego temat, może coś przeoczyłeś? Spotkaj się z ta osobą, żeby porozmawiać o jej wynikach i wspólnie zastanówcie się, co można zrobić, żeby osiągnęła wymagany poziom wydajności. Spróbuj ocenić, czy pracownik chce się poprawić, czy raczej uważa, że jego obecne osiągnięcia są wystarczające.

Na tym etapie powinieneś wybrać jedna z dwóch kierunków. Pierwszym i najbardziej pożądanym jest podjęcie wspólnych wysiłków w celu poprawy wyników pracownika Drugim jest sprawienie, że twój podwładny podziękuje ci, gdy go zwolnisz.

W obydwu przypadkach kluczowa jest komunikacja. To nie jest czas na owijanie w bawełnę. Postaw sprawę jasno: pracownik musi wiedzieć, że jeśli nie spełni wymagań, firma rozwiąże z nim umowę o pracę. Równie ważne jest to, aby pracownik wiedział, że zależy ci na jego sukcesie i że zrobisz wszystko, co w twojej mocy, żeby go do niego przybliżyć.

***

Dopiero, gdy będziesz całkowicie przekonany, że twój podwładny nie jest w stanie osiągnąć satysfakcjonujących wyników, możesz zacząć rozważać możliwość pozbycia się go. Zwolnienie to tylko jedna z opcji.

Oto kilka pytań, które powinieneś sobie zadać, zanim zdecydujesz się na ten ostateczny krok.

• Czy istnieje możliwość, żeby pracownik poradził sobie na innym, aktualnie wakującym stanowisku w twoim dziale?
• Jeśli pojawi się wolne miejsce w innym dziale, czy pracownik mógłby się tam na coś przydać?
• Czy masz do czynienia z sytuacją, w której osoba została zatrudniona na niewłaściwym stanowisku? Czy firma zyska cokolwiek, zwalniając kogoś, kto byłby użyteczny, robiąc coś innego?
• Jak pracownik zniesie tę osobistą porażkę? Czy nie będzie się to za nim ciągnęło przez resztę jego kariery zawodowej?
• Czy firma jest na tyle duża, że osoba, którą chcesz zwolnić, może zostać przesunięta na inne stanowisko, nie zyskując przy tym opinii złego pracownika?
• Byli pracownicy stają się częścią opinii publicznej, na której przychylności firmie powinno zależeć. Czy jesteś w stanie tak pokierować sytuacją, żeby nie osłabić wizerunku firmy, która chce być uważana za organizację szanującą zasady współżycia społecznego?
• Pracownik nie będzie zachwycony, że stracił pracę, ale czy możesz załatwić sprawę w ten sposób, żeby nawet ona sam musiał przyznać, że dano mu wystarczającą szansę poprawy i zwolnienie stało się w konsekwencji jedynym wyjściem z sytuacji?

Zanim zachowasz się jak tchórz i zaczniesz obciążać odpowiedzialnością za zwalnianie pracowników tajemniczych „owych”, posłuchaj tego ostrzeżenia. Mogło ci przyjść do głowy coś takiego: „Jeśli o mnie chodzi, pięć błędów dziennie to nie jest fatalny wyniki, ale oni stwierdzili, że musisz zejść do trzech błędów, w przeciwnym razie każą mi cię zwolnić. Tym samym dajesz do zrozumienia, że jesteś tylko marionetką, a za sznurki pociąga ktoś inny i twoje zdanie się nie liczy.

Przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu powinno mieć miejsce w trakcie bezpośredniej rozmowy – twarzą w twarz. Nie na maila czy przez telefon. Rozmowę komunikującą zwolnienie powinien prowadzić bezpośredni przełożony, ponieważ to on najlepiej zna osobowość i charakter zwalnianego, zatem łatwiej będzie mu prowadzić taką rozmowę.

Rozmowa bez ekspozycji celu jest zwykłą pogawędką. Przedstaw pracownikowi cel i przedmiot spotkania zaraz na początku. Unikaj długich wstępów i wywodów, ponieważ może się okazać, że już w połowie pracownik przerwie ci i powie np. „rozumiem, że chcecie mnie zwolnić”.

Uważaj, co mówisz. Przedstawiając powód spotkania staraj się dobierać słowa jak najmniej nacechowane negatywnie – np. zamiast „zwolnić” można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy”, itd. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast warto się postarać by charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika.

Przedstaw decyzję jako ostateczną. Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób, aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. W żadnym wypadku nie wolno budzić w osobie zwalnianej nadziei na zmianę już podjętej decyzji. Z wypowiedzi powinno wynikać, że decyzja jest przemyślana i rozważono naprawdę wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy.

Bądź przygotowany. Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników (urlop, odprawa, wypłata ubezpieczenia). Najlepiej, żeby te informacje były w formie papierowej. Podaj dokładną datę rozwiązania stosunku pracy, formę i termin wypłaty odprawy i innych świadczeń, jeśli są oferowane.

Kontroluj przebieg rozmowy. Nie mów nigdy pracownikowi „to nie jest najgorsza rzecz w życiu jaka może ci się przydarzyć”. Jest całkiem prawdopodobne, że to jest najgorsza rzecz jaka do tej pory mu się przytrafiła.

Wyjaśnij przyczyny krótko i zwięźle. Rozmowa powinna trwać od 10 do 15 minut – niektórzy specjaliści radzą, żeby nie przekraczała 10 minut. Podaj jasny powód zwolnienia pracownika. Nie musisz w detalach wyjaśniać pracownikowi poszczególnych przyczyn podjęcia decyzji o zwolnieniu, ale powinieneś podać rozsądne i krótkie wytłumaczenie. Wysłuchaj co ma do powiedzenia zwalniany pracownik. Powinieneś pozwolić pracownikowi na przedstawienie własnego stanowiska.

Daj referencje. Jeżeli szanujesz zwalnianego pracownika, widzisz jego profesjonalizm w pracy, wiesz, że jest dobrym fachowcem powiedz mu o tym i zapewnij, że chętnie wystawisz mu list referencyjny. Pamiętaj, że danego słowa musisz dotrzymać. W referencjach podaj jak najwięcej szczegółów związanych z wynikami pracy oraz postawami pracownika.

Zachowaj powagę. Nie bądź nad wyraz miły ani dowcipny. To nie jest czas na opowiadanie żartów lub wspominanie wspólnej przeszłości. Ale nie bądź fałszywie współczujący. Jeżeli sam w swoim życiu nie doświadczyłeś, co to znaczy zostać zwolnionym, nie mów swojemu pracownikowi, że wiesz, co on czuje i że rozumiesz, w jakiej znalazł się sytuacji. To może go dodatkowo poirytować.

Nie usprawiedliwiaj się. Nie przyjmuj postawy przepraszającej. Unikaj sformułowań w stylu „gdyby to zależało ode mnie, nie dopuściłbym do tej sytuacji”. Takie wypowiedzi mogą spowodować, że zwalniany pracownik uzna, że decyzja o zwolnieniu została podjęta pochopnie i co gorsza nie została dogłębnie przeanalizowana.

Powstrzymaj się od niewłaściwych emocji. Nie okazuj swoich emocji. Nawet jeżeli jesteś zadowolony z decyzji zwolnienia danego pracownika, zachowaj swoje emocje dla siebie. Rozmowa komunikująca zwolnienie powinna być prowadzona bez podtekstów emocjonalnych. To nie jest czas, aby wypominać sobie wzajemne urazy, zresztą taka postawa może spowodować, że zwalniany pracownik skieruje sprawę do sądu pracy.

Rozmowa komunikująca zwolnienie to jedno z najtrudniejszych i najbardziej stresujących zadań, z jakimi spotykają się menedżerowie firm zmuszonych do częściowej redukcji zatrudnienia. Jest to jednocześnie jeden z najbardziej wrażliwych momentów, które kształtują opinię o firmie wśród odchodzących pracowników. Chciałoby się powiedzieć: pokaż mi, jak zwalniasz ludzi, a powiem ci, co potrafisz. Niech Twoje pomyłki w sytuacji rozmów z pracownikami będą dla Ciebie źródłem mądrości.

***

Większość menedżerów wybiera jako moment konfrontacji piątkowe popołudnie. Gdy jest już po wszystkim koledzy zwalnianego pracownika są w drodze do domu. Świeżo zwolniony pracownik nie musi przeżywać upokarzającego publicznego pakowania swoich rzeczy. Co więcej, ma cały weekend, żeby się przygotować do szukania nowego zajęcia albo pozałatwiać pilne sprawy.

Kiedyś wymówienie wkładało się do koperty z wypłatą. Na szczęście te czasy słusznie minęły, bo takie praktyki były wyjątkowo nieludzkie.

Dla menedżera bezpośrednia konfrontacja nie jest miła, ale to część twoich obowiązków i nie możesz przed nimi uciec. Bo inaczej albo ty zwolnisz albo ciebie zwolnią.

***