„Szefska pasja”, odc. 002. Zarządzanie to sztuka oralna

• Słuchaj w serwisach Spotify, Google Podcast i Apple Podcast.
• „Szefska pasja” – dla szefów z pasją i liderów, którzy chcą mieć wpływ.
• Podcast o zarządzaniu, rozwoju i relacjach w biznesie.
• Transkrypcja odcinka – zamieniliśmy to, co zostało powiedziane w czytelny, profesjonalny i fachowo przygotowany dokument.

***

Witaj ponownie!

Jeśli chcesz odnosić sukcesy jako menedżer w świecie biznesu, musisz umieć przyciągnąć uwagę innych. Mało tego – jeszcze ją utrzymać.

W tym odcinku chcę ci pomóc zrozumieć, jak możesz poprawić jakość prowadzonych przez siebie rozmów. W pracy i poza nią. Chcesz by cię słuchano? Musisz znaleźć swój autentyczny język lidera!

***

Jeżeli chcesz odnosić sukcesy jako menedżer w dzisiejszym rozgorączkowanym świecie biznesu, musisz umieć przyciągnąć uwagę innych i ją utrzymać. Czy rozmawiasz nieoficjalnie ze swoim zespołem, wygłaszasz raport, czy prowadzisz spotkanie, twoje przemyślenia muszą nieustannie współzawodniczyć o uwagę twoich słuchaczy. W jednej chwili śledzą oni twoją analizę wyników trzeciego kwartału, a już w następnej ich myśli uciekają do e-maila, na który muszą odpowiedzieć albo do chorego dziecka.

Kiedy my jesteśmy odbiorcami cudzych komunikatów, zależy nam na wiarygodnych, konkretnych i prosto podanych informacjach od osoby, która niczego nie udaje. Stworzenie takiego języka wymaga jednak starannych przygotowań, niezależnie od tego: czy ma to być język pisemny czy ustny, w formie notatki, prezentacji czy wygłoszony podczas spotkania.

Na ogół sądzimy, że osoby, które potrafią porwać za sobą innych, dysponują szczególnym rodzajem charyzmy, sposobem zachowania, który sprawia, że brzmią wiarygodnie. Tymczasem badacze z uniwersytetu w Lozannie badali grupę kilkudziesięciu liderów – odkryli, że jest kilka fizycznych i retorycznych taktyk, które sprawdzają się w najrozmaitszych warunkach. Są one tak skuteczne, że w pewnych badaniach ich zastosowanie podwyższyło o 60 procent ocenę kompetencji liderów.

Chcesz się wyróżniać? Skoro musisz, to działaj.

Po pierwsze – ożywiony głos.Kiedy mówisz monotonnym głosem wydajesz się pozbawiony energii. Różnicuj zatem głośność i tempo mówienia oraz zmieniaj je, gdy wyrażasz emocje. Język polski jest językiem słowiańskim, ma swoją melodię. Wykorzystuj pauzy do stworzenia jakiegoś dramatycznego napięcia i stwarzaj wrażenie panowania nad otoczeniem. Lepsze wrażenie niż brak wrażenia. Kiedy zaczniesz sprawiać wrażenie panowania nad sytuacją, ludzie zaczną cię traktować, jakbyś rzeczywiście nad nią panował. A to tylko wzmocni twoją potrzebę zarządzania sytuacją.

Po drugie – wyrażanie uczuć. Psychologowie od dawna wiedzą, jak pozytywnie się nastawiamy, gdy ktoś wyznaje takie same jak my wartości i dzieli się podobnymi doświadczeniami. Kiedy mówisz do zebranych o ich własnych wartościach lub koncepcjach, pobudzisz w nich pierwotne uczucia solidarności i podekscytowania. Buduj z nimi kontakt wokół tego, co was łączy! Szukaj momentu stylu. O rozbieżnościach pogadacie potem.

Po trzecie – kontrast.Stosowania kontrastu łatwo się nauczyć, jest to zestawienie odmiennych zjawisk za pomocą różnych wariantów takich wyrażeń: jak nie to… to tamto, czy: z jednej strony… z drugiej strony/ prosty zabieg stylistyczny, a jak nadaje wypowiedzi dramaturgię i jest przyjemny dla mózgu, który lubi dwoistość (w końcu mamy dwie półkule mózgowe).

Po czwarte – trzyczęściowa lista. Pan Bóg lubi trójcę – mawiają.Trójka to naprawdę magiczna liczba, pozwala stworzyć wzorzec, daje wrażenie kompletności i jest łatwa do zapamiętania. Wykorzystaj ten zabieg, gdy docierasz do kulminacyjnego momentu wypowiedzi, szczególnie wezwania do działania.

 Po piąte – wyraz twarzy. Utrzymuj kontakt wzrokowy i postaraj się, żeby słuchacze zarówno widzieli, jak i słyszeli twoja pasję. Nie wszystkie reakcje emocjonalne należy ujawniać (na ogół lepiej na przykład nie wyrażać gniewu), ale uśmiechy, zmarszczenie czoła, wyraz troski lub rozbawienia mogą świadczyć o twoim człowieczeństwie. Przecież nie jesteś cyborgiem zaprogramowanym na wypowiadanie słów. Czy może jednak jesteś?

Na koniec – po szóste – Gesty.Wykorzystaj ciało, które masz dla podkreślenia tego, co chcesz pokazać. Można zilustrować współpracę? Solidarność?  Gdy mówisz o otwartych drzwiach, pokaż wnętrza dłoni. Możesz stworzyć własny język gestów, eksperymentuj przed lustrem – zachęcał mnie Zygmunt Hubner – nieodżałowany aktor, reżyser i pedagog Teatru Powszechnego w Warszawie.

***

Jednak wszystkie te zabiegi do niczego się przydadzą, jeśli nie połączysz ich ze swoim naturalnym sposobem prezentacji tematu. Ciąg wyuczonych gestów i trzyczęściowa lista wydadzą się sztuczne, jeśli nie przesyca ich charakterystyczny dla ciebie język i nawyki fizyczne oraz twoje własne wartości i doświadczenia.

Jest to szczególnie ważne, gdy mówisz do ludzie, którzy cię znają. Pamiętaj wówczas, że jako lider  musisz stworzyć spójny obraz z człowiekiem, którego spotykają na co dzień na korytarzu czy w pokoju socjalnym.

Chcąc to osiągnąć, zadaj sobie następujące pytania: 1/ w jakich sytuacjach czujesz się najswobodniej, komunikując się z innymi? 2/ Jak możesz zastosować wykorzystywane wówczas taktyki do innych sytuacji?

Kolejne pytanie: z wyrażeniem jakich elementów twoje autentycznej osobowości masz obecnie problem w pracy? Na przykład: może czujesz zapał i pewność w odniesieniu do pracy, ale na spotkaniach zespołu tego nie widać. Jak – któraś z tych taktyk – mogłaby ci pomóc wyraźniej ukazać innym te część twojej osobowości?

Ćwicz stosowanie tych taktyk, dopóki nie ustalisz, przy których zachowujesz się najswobodniej. Przy których jesteś naturalny i najbardziej przekonujący, stojąc przed innymi?

Będąc od niedawna liderem, być może nie masz jeszcze poczucia, że odnalazłeś swój autentyczny język. Ale pracuj nad tym, co się liczy dla ciebie jako przywódcy. Oraz nad tym, jak chcesz się prezentować w obecności innych, jak chcesz się im sprzedać, a stopniowo się odnajdziesz i będziesz potrafił skutecznie się porozumiewać i wpływać na innych.

***

Czy wiesz, że słowo konwersacja ma swój łaciński źródłosłów, a słowo „converto” oznacza „obracać się, zmieniać kierunek”? Zupełnie jak w tańcu. Żeby tańczyć dobrze, trzeba w ogóle tańczyć: w rytm tej samej muzyki, stawiać te same kroki i przede wszystkim tańczyć razem, ze sobą, angażować się w taniec.

A propos tańca – niektórzy moi koledzy zaczynali swoją przygodę z tańcem za czasów szkoły podstawowej. Byli posyłani na dodatkowe zajęcia przez rodziców. Inni sami poczuli powołanie do tańca, które przemieniło się potem w ich pasję.I tańczą do dziś. Tych, którzy byli utalentowani, ponadto ciężko pracowali, ale też niewątpliwie mieli szczęście, mogę czasami podziwiać z widowni na występach czy konkursach tanecznych. Ale co z resztą? Ze zdecydowaną większością z nas, którzy nie należą do tej wąskiej grupy szczęściarzy? Czy nie ma już dla nas ratunku?

Zresztą tu chodzi nie tylko o taniec, to tylko analogia, ale coś więcej: współpracę, porozumienie, dialog. Łatwo jest się porozumieć z kimś, kto chce się dogadać. A co: jeśli nie chce. Potencjalnie wciąż jest to możliwe, tyle, że wcześniej więcej uwagi trzeba poświęcić w rozwoju … SOBIE.

Na ogół sądzi się, że osoby, które potrafią się komunikować, dysponują szczególnym rodzajem charyzmy, specjalnym sposobem bycia, który sprawia, że brzmią autorytatywnie.

Charyzma? Gdzie mieszka charyzma?? Czy ktoś ją w ogóle widział? Zaryzykuję w tym miejscu stwierdzenie, że charyzma nie istnieje, to ściema jest jakaś. Nie ma gotowego zbioru cudownych cech, z którymi ludzie – szczęściarze przychodzą na świat. Taki przepis nie istnieje. Za to każdy może być charyzmatycznym liderem, każdy może się nauczyć mistrzowskiego sposobu porozumiewania się. Chyba, że jest bardzo niezdolnym uczniem. Choć mówią, że nie ma niezdolnych uczniów, są tylko kiepscy nauczyciele…

Jeśli jesteś od niedawna liderem, być może nie masz jeszcze poczucia, że już odnalazłeś swój autentyczny język. Pomóc ci w tym może pewna specjalna metoda.

***

Czy możemy dla wygody przyjąć, że jeśli w pokoju rozmawiają dwie osoby, to tak naprawdę rozmawiają trzy? Jak to udowodnić? To proste: pierwsza osoba, druga osoba i zbiór relacji, które je łączą, wirtualna trzecia osoba. Jeśli w pokoju są trzy osoby, to jest ich aż siedem! Bo porozumiewają się: każda z każdą i jest jeszcze duch zespołu (zbiór wspólnych relacji). Zauważyłeś, jak w miarę jak rośnie liczebność zespołu, zwiększa się stopień sprawności tej podstawowej umiejętności prowadzenia dobrych rozmów, która jest dziś kluczową kompetencją menedżerów. Boisz się? Jeszcze możesz się wycofać!

Skoro wciąż słuchasz tego materiału to chcę dalej negocjować z tobą. Czy możemy przyjąć, że to, jak rozmawiamy z ludźmi, co im mówimy, to czego im nie mówimy i w jaki sposób do nich mówimy -ma znaczenie? Bo to naprawdę ma znaczenie!

Czy zgodzisz się także co do tego, że dobre rozmowy leżą u podstaw dobrego zarządzania… i naprawdę dobrych związków. Zobacz, jakie to proste: niewielka poprawa w zakresie komunikowania się może spowodować DUŻĄ różnicę w twoim zespole, organizacji.

Największy problem jest z tobą. Bez urazy, zapomniałeś, że masz mózg i potrzebujesz go używać.

Tymczasem współczesna nauka o funkcjonowaniu mózgu, szczególnie w obszarze neurobiologii zaczyna odkrywać przed nami ogromną wiedzę o tym organie. Moim ulubionym.:)

***

Badania firmy The Right Conersations pokazują, że istnieje pięć super umiejętności, które stanowią podstawę prowadzenia wszystkich rozmów. Tylko pięć i aż pięć. Są nimi: obecność, super świadomość, dekodowanie, wypowiadanie się oraz kontrola przebiegu rozmowy.

1/ Czym jest obecność? To utrzymywanie niepodzielnej uwagi, „przebywanie w danej chwili” z drugą osobą poprzez utrzymywanie koncentracji na rozmowie i ignorowanie wszelkich zakłóceń.  Od niej zaczyna się każda rozmowa. Ktoś kto dobrze używa tej umiejętności będzie postrzegany jako bardzo uważny i skupiony na drugiej osobie. Tacy ludzie tworzą to, co jest znane jako tzw. „ludzki moment”. Tego typu menedżerowie sprawiają, że inni rozmówcy czują się docenieni, ponieważ w czasie rozmowy poświęcają im swoją niepodzielną uwagę. Taka nieinwazyjna technika prowadzenia rozmowy w głąb.

Umiejętność bycia obecnym w danym momencie jest korzystna nie tylko dla nas samych, ale również dla innych ludzi. To jeden z najważniejszych prezentów, jaki możesz ofiarować drugiej osobie. Dlatego warto podczas rozmowy obserwować swoją uważność, wsłuchać się w siebie: czy jest coś, co aktualnie zajmuje twoje myśli. Jeśli tak jest, świadomie wyłącz ten problem, postanów, że wrócisz do niego później. Człowiek jest najważniejszy!

 Uważność, bo o niej to mowa to „szczególny rodzaj uwagi, nieosądzającej i intencjonalnie skierowanej na wybrany element bieżącego doświadczenia”. Mówiąc prościej, jest to nieosądzająca świadomość tego, co dzieje się z nami i wokół nas. Ta uważna samoobserwacja umożliwia przerwanie nawykowego błędnego koła, w którym często bezwiednie reagujemy na pojawiające się wewnętrzne i zewnętrzne wrażenia (bodźce), awersją, lękiem i innymi intensywnymi, zwykle negatywnymi emocjami. Dzięki rozwijaniu uważności, pojawia się „przerwa” pomiędzy spostrzeżeniem bodźca i nawykową reakcją na niego. Przerwa dająca nam możliwość bardziej świadomej i zrównoważonej reakcji. Uważność pomaga nam rozwijać, skutkuje większą zdolnością do szybszej regeneracji, lepszą regulacja emocji i zmniejszeniem ulegania emocjom. Pozwala też na skuteczniejsze skoncentrowanie uwagi i efektywna pracę, zwiększoną wrażliwość wobec innych oraz umiejętność współczucia i samowspółczucia.

***

2/ Kolejna umiejętność – super świadomość – brzmi super, prawda? Jeśli masz wysoką super świadomość na temat przekonań oraz tego, co wywołuje twoje emocje, to oznacza, że rozumiesz, co się dzieje w tobie podczas rozmowy i wiesz, jak najlepiej możesz kontrolować swoje emocje.

Czy wiesz, że skany mózgów ludzi, którzy ciągle gdzieś pędzą, aby pozałatwiać wszystkie ważne sprawy, pokazują stan permanentnego pobudzenia?  Mózg interpretuje ten stan jako zagrożenie i reaguje wydzielaniem hormonów stresu: kortyzolu i adrenaliny. Hormony te wpływają potem na naszą zdolność jasnego myślenia i działania, a także na efektywną komunikację z innymi osobami. Jeśli nauczymy się zauważać, co się dzieje wewnątrz nas, będziemy się lepiej kontrolować i dzięki temu będziemy prowadzić lepsze rozmowy. Że o zdrowiu nie wspomnę.

Pomyśl sobie o górze lodowej. To, co widać ponad wodą to tylko niewielka część góry. Tego, co się dzieje w głębi. Super świadomość pozwala lepiej zrozumieć, co się dzieje pod powierzchnią wody.

Ćwicz obserwowanie tego, co się dzieje w twoim wnętrzu, naucz się kontrolować własne potrzeby i emocje. Ktoś, kto dobrze wykorzystuje super świadomość będzie robić wrażenie osoby spokojnej i samoświadomej. Tacy ludzie kontrolują swoje emocje w odpowiedni sposób, nawet gdy inni kwestionują ich opinie. Potrafią tez zrozumieć, kiedy ich własne uprzedzenia, opinie i agendy przeszkadzają w prowadzeniu rozmowy.

***

3/ Jeśli potrafisz docierać do podtekstów, ukrytych znaczeń tego, co mówi twój rozmówca, to znaczy, że błyskotliwie dekodujesz. Potrafisz dotrzeć do sensu, znaczeń i okazać rozmówcy, że go rozumiesz. Ktoś, kto dobrze wykorzystuje tę umiejętność będzie uważniej słuchał drugiej osoby, dawał rozmówcy czas na swobodną wypowiedź, nie będzie się śpieszył z wygłaszaniem własnych poglądów.

Tacy ludzie zadają mnóstwo pytań, aby pogłębić swoje zrozumienie i unikać wydawania przedwczesnych osądów na temat tego, co mówią inni. Prawdziwie zarządzają rozmową. Wydają się być prawdziwie zainteresowani tym, co inni mają do powiedzenia. To moja ulubiona umiejętność, świetnie daję sobie z nią radę.

Psycholodzy wykazali, że jedną z najbardziej podstawowych ludzkich potrzeb jest potrzeba bycia wysłuchanym i zrozumianym. Jeśli się to udaje – mamy poczucie, że jesteśmy ważni dla tej drugiej osoby. Jeśli natomiast czujemy, że nie jesteśmy warci tego, aby nas słuchano lub gdy czujemy, że nasze opinie nic dla innych nie znaczą – obniża to bardzo nasze poczucie własnej wartości. Upsss!

Jeśli zamierzasz poprawić jedną z wielu super umiejętności, niech to będzie właśnie ta umiejętność. Jest ona ważna w każdej sytuacji, zarówno w rozmowach w pracy, w domu, z przyjaciółmi, pracownikami. Po to dano człowiekowi parę uszu i jedne usta, żebyśmy lepiej słuchali… Mówienie jest agresywne. Mówiąc, właściwie po sobie powtarzasz. Jeśli chcesz się czegoś dowiedzieć, oddaj innym głos.

***

4/ Czwartą umiejętnością jest wypowiadanie się. Ludzie często nie mówią tego, co naprawdę myślą, gdyż nie chcą denerwować innych, wyjść na wioskowego głupka lub powodować zbędnych kłótni.

 

Ignorowanie problemów nie prowadzi jednak do ich rozwiązania. Dlatego wszyscy tak bardzo potrzebujemy mówić to, co należy powiedzieć. W sposób, który pozwala utrzymać kierunek rozmowy: spokojnie, stanowczo i bez lęku. To wymaga odwagi i umiejętności. Potrzebna jest odwaga, gdyż mówienie tego, co naprawdę się myśli lub przekazywanie trudnych informacji bywa często ryzykowne. Potrzebna jest również umiejętność szczerego wyrażania własnych opinii z jednoczesnym okazywaniem szacunku dla uczuć rozmówcy.

Ktoś, kto dobrze wykorzystuje tę umiejętność, będzie wyrażał swoje poglądy z przekonaniem w jasny i spokojny sposób. Takie osoby nie boją się stawiać wyzwań innym ludziom. Nie mają też problemów z przekazywaniem innym trudnych informacji zwrotnych, a jeśli już, będą to robić wykazując wrażliwość i szacunek dla uczuć innych ludzi. To najtrudniejsza z super umiejętności. Głośne wypowiadanie tego, co się naprawdę myśli wielu ludziom wciąż niestety kojarzy się w wywoływaniem kłótni… mają złe doświadczenia. A tymczasem: kiedy mówię ludziom, co czuje i myślę, nie robię nikomu krzywdy. Daję tylko cenną wskazówkę, co trzeba zmienić następnym razem.

***

I na koniec: kontrola przebiegu rozmowy – ta umiejętność z kolei polega na kierowaniu rozmową w taki sposób, aby przebiegała ona dobrze w każdym możliwym kierunku (na początku, w trakcie oraz na końcu rozmowy).

Ktoś, kto dobrze posługuje się tą umiejętnością od samego początku będzie jasno komunikować cel rozmowy i będzie zapewniać koncentrację na pożądanym rezultacie. Taka osoba daje innym dużo czasu, aby mogli się wypowiedzieć, pozwala sobie na dygresje, jeśli są one konieczne, ale też potrafi kierować rozmowę na właściwy tor, kończy rozmowę z uzgodnionymi krokami.

Większość z nas spędza dużo czasu na prowadzeniu różnego rodzaju rozmów. W wielu organizacjach ludzie mówią do siebie, a nie rozmawiają ze sobą. Jednak tylko niektórzy ludzie potrafią sprawiać, że prowadzone przez nich rozmowy łączą ludzi, budują relacje, prowadzą do rozwiązań, pomagają osiągną rezultaty.

Nie są to zwykłe rozmowy, lecz dobre rozmowy menedżerskie, prowadzone zgodnie z chemią mózgu.

***

W tym odcinku próbowałam przekonać cię, byś używał mózgu do komunikowania się z innymi. Masz dwie półkule, korzystaj z obydwu!

Dobre rozmowy nie zdarzają się przez przypadek. Takie rozmowy wymagają zaplanowania ich przebiegu oraz odpowiedniego reagowania w trakcie. Twój czas jest cenny, więc wykorzystaj go mądrze. Im więcej przygotowań do spotkania, tym mniejsze prawdopodobieństwo błędów popełnionych w trakcie.

Umiejętność skutecznego porozumiewania się może owocować skupieniem uwagi, pozwala przekonać ludzi do twojego sposobu myślenia. Długofalowe korzyści są jeszcze większe: im skuteczniej się komunikujesz, tym większy wywierasz wpływ na innych.

W kolejnym odcinku „Szefskiej pasji” dowiesz się, jak zaplanować swój pierwszy raz. Wiesz co? Już tęsknię za tobą. Do następnego razu, bywaj, cześć!