„Organizacja ucząca się.. także w kryzysie”_wyzwaniahr.pl_06.2020

• Kryzys
• Zarządzanie zespołem
• Zarządzanie zmianą

Nowe i trudne sytuacje uczą jak dużą rolę odgrywa kapitał ludzki. Bez interakcji, współpracy zespołowej, dzielenia się inspiracjami i wymiany doświadczeń nie byłoby możliwe osiągnięcie celów organizacji. Jest wiele sposobów, dzięki którym można wykorzystać wewnętrzne zasoby i wesprzeć rozwój pracowników. Mentoring, action learning, konferencje i szkolenia wewnętrzne, wolontariat pracowniczy to uniwersalne przykłady, które warto dopasować do potrzeb danej organizacji, ale też zespołów.

Niezależnie od okoliczności i warunków zewnętrznych warto rozwijać w firmie kulturę nastawioną na wzajemną naukę, wymianę doświadczeń i wykorzystywanie różnych kompetencji. Uczenie się wewnątrz organizacji to rozwiązanie idealne w każdym czasie, a procentuje szczególnie wtedy, gdy pojawiają się nowe wyzwania. Z pozoru wydaje się to proste i logiczne – pracujemy razem, więc czerpniemy od siebie nawzajem. W praktyce jednak mogą pojawić się liczne przeszkody. Od tego czy i jak będzie realizowana idea dzielenia się wiedzą, w największym stopniu zależy bowiem od panującej w firmie atmosfery i stylu zarządzania. Duże znaczenie ma też to jak wygląda praca zespołowa i komunikacja w organizacji, jakie wartości są pielęgnowane i jakie są możliwości rozwoju są oferowane pracownikom.

Budowanie nawyku dzielenia się wiedzą ściśle łączy się z inkluzywną, angażującą kulturą, której filary stanowią: konstruktywny dialog, wzajemny szacunek, współpraca. Im więcej uwagi poświęcamy tym zagadnieniom i systematycznie wypracowujemy dobre praktyki, tym większa efektywność wzajemnej nauki. – Pierwszym i głównym narzędziem, które warto rekomendować menedżerom, są codzienne relacje i zachowania, które prezentują wobec swoich ludzi. Drugim kluczowym elementem powinna być kultura feedbacku i otwartość na prawdziwe informacje zwrotne od pracowników. Jeśli menedżer broni się przed tym, będzie to miało od razu wpływ na gotowość pracowników do dzielenia się wiedzą – mówi dr Joanna Telus, trener, coach i prezeska firmy szkoleniowej VandO. – Takie zachowania i postawy powinny być wspierane przez konkretne rozwiązania wdrożone w organizacji. Można je podzielić na rozwiązania systemowe oraz operacyjne. Warto tutaj pamiętać o tym, że nasi pracownicy mają różne preferencje i reprezentują różne style uczenia się.

Jak czerpać z firmowego bogactwa kompetencji?

• Mentoring

Udział w programach mentoringowych to niezwykle wzbogacające doświadczenie, które pozwala wnieść do firmy nową jakość pracy. To, co jest jednak kluczowe, to odpowiednie przygotowanie i świadomość, że budowanie relacji mentor-uczeń jest procesem wymagającym otwartości i zaangażowania. Zanim doświadczony pracownik przyjmie propozycję wejścia w rolę mentora, powinien zapoznać się z wymaganiami, zagłębić się w ideę mentoringu, wziąć udział w potrzebnych warsztatach, spojrzeć z szerszej perspektywy na czekające go wyzwanie.

• Job shadowing
To specyficzny rodzaj wsparcia, kiedy jeden pracownik staje się „cieniem” swojego kolegi i uważnie obserwuje jego sposób pracy i wykonywania zadań. Koncepcja job shadowingu polega właśnie na nauce podczas obserwacji pracy na danym stanowisku. Jest to doświadczenie niezwykle praktyczne polegające po prostu na podglądaniu „jak to jest robione”, co pozwala zrozumieć różne mechanizmy biznesowe czy poznać specyfikę przedsiębiorstwa.

• Action learning

Innym praktycznym przykładem czerpania wiedzy jest action learning. Metoda ta jednak istotnie różni się od tradycyjnych metod nauczania, ponieważ nie ma w niej miejsca na prezentację wiedzy i umiejętności. Jest ona oparta na analizie dokonanych działań przez członków grupy reprezentujących różne obszary biznesowe i funkcjonalne w organizacji. – Action learning jest rodzajem coachingu zespołowego lub grupowego. Pozwala na zespołowe rozwiązywanie złożonych problemów i opiera się na działaniu – tu i teraz. „Uczenie się” jest rozumiane jako zwiększenie efektywności pracy. Zgodnie z tym założeniem nie uczymy się jedynie poprzez doświadczenie, lecz poprzez refleksję i analizę wniosków – mówi Tamara Bieńkowska, coach, trener specjalizująca się w sztuce prowadzenia sporów.

• Szkolenia i warsztaty

Dział IT organizuje szkolenie z metodyk zwinnych, PR-owcy uczą analityków wystąpień publicznych, zespół marketingu szkoli dział HR z narzędzi online, a ten prowadzi dla wszystkich warsztaty z zakresu komunikacji interpersonalnej. To tylko przykłady, jak można wykorzystać ogromne zasoby wiedzy i umiejętności drzemiące w każdej organizacji. Szkolenia mogą być wewnątrz- lub międzydziałowe. Dużo cennych inspiracji mogą od siebie czerpać również menedżerowie – potrzebne są tylko czas, chęci i przestrzeń do wymiany doświadczeń.

• Grupy projektowe

Wewnętrzne projekty i konkursy pozwalają nie tylko działać zespołowo i w zróżnicowanym składzie, ale też dać pracownikom poczucie wpływu na firmową rzeczywistość. Może to dobry moment, by zaangażować zespoły w ulepszanie istniejących już rozwiązań albo zachęcić do zgłaszania własnych pomysłów dotyczących nowych funkcjonalności czy produktów albo usprawnienia niektórych procesów? A może warto rozważyć tymczasowe przechodzenie pracowników pomiędzy projektami, zespołami czy nawet działami w firmie? Co więcej, podejście projektowe pozwala burzyć organizacyjne „silosy” i wspiera integrację oraz lepszą kooperację w organizacji.

• Webinary, kursy e-learningowe

W czasie pandemii COVID-19 e-learning w zasadzie całkowicie zastąpił tradycyjnie realizowane w sali szkoleniowej spotkania z trenerami i warsztaty. Kursy, webinary a nawet tradycyjne szkolenia zostały przeniesione wprost do sieci i dzięki temu pracownicy nie stracili możliwości rozwoju. Zwłaszcza webinary cieszą się coraz większą popularnością a mogą również doskonale wpisywać się w model dzielenia się wiedzą w organizacji. W jaki sposób? Choćby przybierając formę cyklu nagrań wideo, bądź spotkań na żywo czy właśnie webinarów tworzonych „przez pracowników – dla pracowników”. By spełniły one swoją rolę, warto by odpowiadały na wcześniej zbadane potrzeby szkoleniowe zaróno pracowników, jak i organizacji.

• Konferencje, demo, meet upy i barcampy

Cykliczne konferencje to jeden z tradycyjnych sposobów, by posilić się wiedzą od ekspertów, którzy występują w roli prelegentów. W kalendarz warto też wpisać meet upy, demo i inne spotkania zespołów, by stworzyć okazję do rozmów na aktualne tematy i prezentowania wartościowych case studies. Ciekawą inicjatywą są też barcampy. – To otwarte i nieformalne spotkania, w których zazwyczaj nie ma odgórnie narzuconej agendy oraz podziału na prelegentów i publiczność – tłumaczy Tamara Bieńkowska. – Każdy z uczestników jest współtwórcą spotkania, czy to poprzez udział w dyskusji czy narzucenie grupie tematu spotkania lub przygotowania prezentacji. Każde spotkanie ma inną formułę i tworzy nową społeczność.

• Biblioteka, platformy edukacyjne i bazy wiedzy

Tradycyjne regały z książkami i publikacjami branżowymi, ale również zdigitalizowane biblioteki wiedzy zaszyte w firmowym intranecie to również cenne źródło wiedzy dla pracowników. Łatwy dostęp i odpowiednie skatalogowanie zasobów ułatwi zatrudnionym poruszanie się w gąszczu cennych plików czy linków. Warto stale aktualizować zasoby i zachęcać pracowników do dzielenia się ciekawymi materiałami, które sami stworzyli lub z których sami skorzystali.

Praca i nauka, czyli tandem doskonały

Aby szkolenia wewnętrzne i inne formy dzielenia się wiedzą były skuteczne, należy zadbać o kilka kluczowych czynników. Przede wszystkim ważna jest diagnoza potrzeb. Czego pracownicy oczekują? Jak wyobrażają sobie proces nauki? Jakie kompetencje chcą wzmacniać i jakie będą istotne z punktu widzenia celów organizacji? Ważne, żeby nikt nie czuł presji, a decyzja np. o wejściu w rolę mentora czy szkoleniowca wynikała z autentycznych chęci i potrzeb. Budżet, narzędzia, zasoby, czas – to elementy procesu, które należy najpierw przemyśleć i zaplanować. – Proces projektowania i realizacji szkoleń wewnętrznych powinien przebiegać w następujących etapach: wyznaczenie celu/celów szkolenia, określenie grupy docelowej i poziomu kompetencji wyjściowych oraz ustalenie sposoby ewaluacji – radzi Joanna Telus. Należy zadbać o monitorowanie postępów i ewaluację działań po zakończeniu szkoleń i innych projektów.

Jak zauważa Tamara Bieńkowska, najpowszechniejsze metody pomiaru efektywności szkoleń wewnętrznych to m.in. ankiety ewaluacyjne, testy wiedzy, obserwacje uczestniczące, zadania do wykonania, sesje Assessment i Development Center. – Ocena odbywa się na kilku poziomach modelu Kirckpatricka: zadowolenia ze szkolenia, stopnia pewności siebie, prognozowanego wdrożenia umiejętności oraz prognozowanych wyników, będących rezultatem wdrożenia. Szkolenia dopasowane do potrzeb zwiększają szansę na realizację zakładanych celów, dlatego warto, by firmy prowadziły jasną politykę szkoleniową – podkreśla Tamara Bieńkowska. Zdaniem Joanny Telus szczególnym czynnikiem skuteczności szkoleń wewnętrznych jest również rozwój trenerów wewnętrznych w organizacji – cały proces ich kształcenia, doskonalenia kompetencji, a przede wszystkim kryteriów doboru takich osób. – Warto, by organizacje opracowały system wewnętrznego kształcenia, ale także połączyły go zarówno z systemem mentoringu pracowniczego, jak i coachingu – podsumowuje Joanna Telus.

Nauka w organizacji przynosi mnóstwo korzyści. To okazja do wymiany doświadczeń między przedstawicielami różnych pokoleń i lepszego zrozumienia celów i strategii firmy. Ucząc się od współpracowników i analizując ich przypadki, mamy szansę uniknąć błędów, wyciągnąć konstruktywne wnioski i szybciej znaleźć rozwiązanie. Działania zespołowe sprzyjają też integracji i zwiększają zaangażowanie. Otwartość i chęć dzielenia się przekładają się na większą motywację i kreatywność. Pracownicy, którzy wchodzą w rolę szkoleniowców, trenerów, prelegentów, mają z kolei szansę budować pozycję eksperta i rozwijać dodatkowe kompetencje.

autor: Karolina Piekus