Z cyklu: „Taksonomia szefa”: „Tajemnica, że nie ma żadnej tajemnicy”_Miesięcznik Benefit, 12/2018

• Komunikacja menedżerska
• Zarządzanie zespołem

Wprowadzenie: Pewnego dnia, działając w zmowie, kilku początkujących menedżerów z pewnego komercyjnego banku postanowiło zbadać, jak szybko rozchodzą się plotki. Największa plotkarka
w tej firmie pracowała na piątym piętrze wysokościowca. Jeden z młodych kierowników, pofatygował na górę i podzielił z nią wiadomością, którą jedynie przy dużej dozie dobrej woli mogła ujść za wiarygodną. Następnie wrócił schodami (sic!) na pierwsze piętro, gdzie pracował. Nie było go raptem 10 minut. Gdy usiadł przy swoim biurku, jego osobista sekretarka z wypiekami na twarzy oznajmiła mu: „Nie uwierzysz, co właśnie usłyszałam!”. Po czym powtórzyła plotkę, którą menedżer sam puścił w obieg cztery piętra wyżej. Oczywiście wzbogaconą o kilka kreatywnych dodatków. Czyli jak to mówią: „Plotka w organizacji wylatuje wróblem, a wraca wołem”. Co z tym zrobisz? Nic nie zrobisz J

Weź się z tym pogódź

Ten tekst powinien być chyba opatrzony tytułem: „Najskuteczniejsza metoda komunikacji”. Bo poczta pantoflowa działa zawsze i w każdej organizacji, która zatrudnia więcej niż pięciu pracowników. Ludzie komunikują się ze sobą i między sobą. I na ogół mają coraz większą potrzebę, by wiedzieć, co się wokół nich dzieje. Co i dlaczego? A jeśli nie wiedzą, zaczynają snuć domysły, próbują sobie dopowiedzieć. Konfabulują, zmyślają.

Nikomu dotychczas nie udało się zwalczyć poczty pantoflowej w organizacji. Stara zasada podpowiada, że w tej sytuacji pozostaje pogodzić się z jej istnieniem. I faktem jest, że macki poczty pantoflowej penetrują każdy zakątek firmy. Każdy może stać się „bohaterem” poczty pantoflowej. Plotka, bo o niej tu mowa, nie jest sama w sobie ani dobra, ani zła. Ona po prostu jest. Trzeba tylko zrozumieć jej działanie, żeby nie paść jej ofiarą. Albo zręcznie się nią posłużyć.

Czy wiedzą Państwo, jaka jest różnica pomiędzy plotką a tzw. „newsem”? Podobno, jeżeli osoba inicjująca informację ma na celu wyrządzenie komuś krzywdy – to nazywamy to plotką, jeżeli chce
w ten sposób pomóc – to jest to nowina. Tylko czy to nie dobrymi chęciami piekło wybrukowano?

Mechanizm plotki

Wszyscy plotkujemy. To stwierdzenie może budzić u wielu osób oburzenie, jednak o tym, że plotkowanie jest bardzo popularną formą komunikowania, najłatwiej można się przekonać, analizując własne rozmowy przeprowadzone w ciągu dnia. Zdecydowana większość konwersacji, które prowadzimy to właśnie pogadanki na temat: szefa, znajomych, rodziny, konkurentów. Równie często „sprzedajemy” naszym rozmówcom informacje bez pokrycia, jak i wygłaszamy wobec nich zasłyszane subiektywne opinie bez wystarczających dowodów ich prawdziwości. Byle powiedzieć na dowód tego, że wiemy, że istniejemy (jestem, więc mówię)?

Zazwyczaj zdajemy sobie sprawę z tego, że plotkujemy.Skąd wiadomo, że plotkowanie jest formą komunikacji? Rozprzestrzenianie plotki zachodzi zawsze za pomocą dialogu w pewnej grupie społecznej. Jest przekazywana od człowieka do człowieka, tak jak każda inna informacja: z ust do ust. Plotka zawsze powstaje z pewnej przyczyny, chociaż ta przyczyna może pozostać nieuświadomiona.
I daje autorom plotki wiele możliwości – od kontroli tego co się mówi i o czym, po element codziennej rozrywki i uciechy.

Rozpowszechnione jest postrzeganie plotki jako czegoś gorszącego. Pojęcie to wywołuje raczej negatywne skojarzenia, więc także i rozważania nad nim ograniczają się głównie do negatywnych aspektów. Uważana jest za fałszywy osąd, wymyśloną historię przekazaną w tradycji ustnej.

Tymczasem już od kilkunastu lat powszechnym kanałem komunikacyjnym jest m.in. internet (wiadomości e-mail, komunikatory, a także niektóre strony internetowe) oraz telefonia komórkowa (głównie krótkie wiadomości tekstowe). Postęp technologiczny już nie pozwala plotce ograniczać się jedynie do mowy. Gazety, portale internetowe, telewizja codziennie dostarczają nam sensacyjnych informacji na temat znanych ludzi, często za pomocą kompromitujących czy szokujących zdjęć oraz tekstu pisanego. Może więc plotkę wymyślono po to, żeby konkretne informacje przekazywać dalej? Albo po to, aby wyjaśniać pewne zjawiska, a także aby proponować pewne wyjaśnienia zdarzeń?

Funkcje plotki

Skoro poświęcamy na plotkowanie tak wiele czasu, to rodzi się pytanie: czy jest to działanie zupełnie pozbawione sensu, czy może jednak czemuś służy?Poczta pantoflowa działa nawet po godzinach pracy za pośrednictwem telefonów i maili. Przykładowy e-mail wysłany wieczorem do kolegi z pracy może wyglądać następująco: „Akurat poszedłeś do dentysty i nie słyszałeś najnowszej wiadomości!” albo „Nie uwierzysz w to, co Ci zaraz powiem…” I tak to krąży w nieskończoność.

Intuicyjnie wiemy, czym jest plotka, bo zazwyczaj lepiej lub gorzej, ale jednak zdajemy sobie sprawę
z tego, że plotkujemy. Najogólniej chodzi w niej o wymianę oceniających informacji o osobach nieobecnych, pomiędzy bliskimi sobie osobami. W odróżnieniu od newsa, pogłoski, czy zwykłej informacji plotka jest silnie naznaczona emocjonalnie, zazwyczaj w sposób negatywny. I w związku
z tym źle się wszystkim kojarzy.

 Wykorzystać plotkę!

A gdyby ta potraktować plotkę jako drugą (i w wielu przypadkach najskuteczniejszą) sieć komunikacyjną w firmie? W końcu, gdyby porównać formalną strukturę komunikacyjną opartą na autoryzowanych e-mailach i notatkach do drogi międzymiastowej, poczta pantoflowa byłaby droga poboczną, zbudowaną równolegle do niej. Obie drogi prowadzą w tym samym kierunku. Czasami, jadąc główna drogą, można dotrzeć na miejsce szybciej. Innym razem stojąc w korku na głównej drodze, można zaobserwować, jak samochody jadące drogą poboczną mijają nas jeden za drugim. Tak samo jest z poczta pantoflową, czasami informacje w ten sposób są przekazywane szybciej i efektywniej niż za pomocą formalnej struktury komunikacyjnej.

Co zrobić, żeby nie paść ofiarą poczty pantoflowej? No cóż, utrzymywać sprawną komunikację. Jeśli menedżer będzie przekazywał informacje w prosty i zrozumiały sposób, poczta pantoflowa nie będzie miała pożywki i nie będzie rozpowszechniać niesprawdzonych informacji na jego temat. W naturalny sposób zmniejszy się natężenie nieprawdziwych plotek. Bo plotkarstwa nie zlikwidujemy całkowicie, musimy raczej zaakceptować jego istnienie.

Jak plotkować, żeby nie żałować

Menedżerowie mogą wykorzystywać pocztę pantoflową do wysyłania wiadomości, ale też do ich odbierania. Jeśli początkującym menedżerom uda się wypracować dobre relacje z podwładnymi, będą ich informowali o tym, co się dzieje. Niektórzy będą wręcz walczyć o przywilej pierwszeństwa
w przekazywania najświeższych plotek.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by za pośrednictwem poczty pantoflowej puszczać informacje w obieg.
W niektórych sytuacjach warto wykorzystać tę skuteczną metodę komunikacji. Pamiętając przy okazji jednak o tym, że gdy już puścimy jakąś wiadomość w obieg, nie będziemy w stanie kontrolować tego, w jaki sposób będzie ona przekazywana dalej. Dlatego podstawową formą działania każdego lidera
w organizacji powinna być bezpośrednia komunikacja z ludźmi. Pozwala ona uniknąć zniekształceń
i ozdobników, które nieuchronnie przyklejają się do informacji przekazywanych w zaufaniu.

Warto najpierw zastanowić się, kto powinien puścić konkretną wiadomość w obieg. Może warto samemu sobie zadać pytanie” Do kogo w tej firmie bym się zwrócił, gdybym chciał, żeby moja wiadomość została jak najszybciej rozpowszechniona?”. To powinno nas naprowadzić na jeden
z „przekaźników” poczty pantoflowej. Jeśli zdecydujemy się przekazać tej osobie ważną informację, z pewnością dotrze ona do wszystkich pozostałych pracowników – i wbrew fizyce można by rzec – i to z prędkością światła.

Najlepszym sposobem na skuteczne rozpowszechnianie wiadomości jest zacząć od słów: „Zachowaj to dla siebie…” albo „to jest absolutnie poufna informacja…”. Wiadomość – idę o zakład – rozpowszechni się w wyjątkowo szybkim tempie. Bo prawdziwie poufna wiadomość jest poufna całkowicie tylko wtedy, gdy nie dzielimy się nią z nikim.

 Plotka, która zeszła z drzewa

Jak to się stało, że spośród dziesiątków tysięcy gatunków jedynie my opanowaliśmy niebywałą zdolność mówienia? W jaki sposób zdrady, kłamstwa i oszustwa – a także silna presja na to, by to wszystko ograniczyć, uczyniły nas ludźmi?

W swojej fascynującej książce „Pchły, plotki a ewolucja języka. Dlaczego człowiek zaczął mówić?”[1]światowej sławy antropolog i psycholog ewolucyjny Robin Dunbar rozwija autorską wizję powstania języka – tego najpotężniejszego narzędzia komunikacji, jakim dysponują ludzie.

Wątków jest w książce całe mnóstwo. Podobno mamy mózgi dziewięciokrotnie większe (w stosunku do całego ciała) niż przeciętny ssak, jako jedyni wykształciliśmy język, ale wykorzystujemy go głównie do… plotkowania. Według badań Dunbara dwie trzecie naszych rozmów toczy się wokół tego, kto
z kim, po co. Czyżbyśmy zeszli z drzew o tydzień za wcześnie?

[1]„Pchły, plotki a ewolucja języka. Dlaczego człowiek zaczął mówić” Robin Dunbar, wydawnictwo  Copernicus Center Press, 2017.